RISE

Projektbeskrivning

RISE Research Institutes of Sweden är ett nätverk av teknikinriktade forskningsinstitut som samverkar med akademi, näringsliv och samhälle i det svenska innovationssystemet. Instituten i RISE ägnar sig åt industriforskning och innovation. Instituten utgörs av en lång rad grupper som bedriver olika forskningsprojekt inom sina specifika inriktningar.

Varför?

RISE använder sig av affärssystemet Agresso där de idag har delar av sin resurshantering med register av anställda och projekt samt grupper. Dock saknas möjlighet för planering av resurser. Syftet med vårt projekt med RISE var att förenkla flera steg för olika roller inom organisationen, samt för att bättre utnyttja resurser och enklare kunna följa upp projekt.

För projektledare skulle det vara en plattform för att:

Överblicka tillgängliga resurser och budget
Kunna planera kostnader (interna kostnader som t.ex. avsedd planerad tid i projekt för anställda inom organisationen samt externa kostnader som t.ex. konsulter, resekostnader, inköp osv)

För sektionschefer och gruppledare skulle plattformen uppfylla följande behov:

Ge en bra överblick på projekten
Uppföljning av budget
Kunna identifiera eventuella flaskhalsar inom sina grupper och kunna vidta eventuella åtgärder som att t.ex. skjuta in extra resurser

För planerade resurser:

Ge en överblick inom vilka projekt de ska arbeta i

Hur?

Tidigare har man använt sig av individuella Excel-ark för att planera ut budget vilket blev rörigt. Effekten av detta blev att alla projektledare hittade sina egna lösningar. Tillsammans med RISE tog vi fram ett system som förenklar planering av projekt. Verktyget gör det möjligt att importera in data från affärssystem som t.ex. Agresso.

Detta betyder att Excel-ark ersätts och skapar därför en mer kostnadseffektiv lösning. Verktygets överblick av resurser ger en bra bild av hur belagd en anställd är till skillnad från tidigare då ingen gemensam plattform för planering fanns. Med hjälp av systemet kan organisationen öka lönsamhet genom att enkelt förflytta och planera om resurser.